La documentació generada per l’Entitat de Registre idCAT l’ha de custodiar l’ens tot i que ja no presti el servei, ja que la responsabilitat de custòdia de la documentació és independent de la prestació del servei. El fet que una funció/activitat deixi de ser prestada per una administració no els eximeix de la responsabilitat de custodiar diligentment la documentació que han generat durant els anys que han prestat el servei.
En els arxius existeixen el que s’anomenen sèries tancades, expedients que s’han generat durant la tramitació d’una activitat que té una data d’inici i una data de fi i s’ha de conservar el temps que estableixi la normativa. En aquest cas, durant 15 anys.
En aquest sentit, l’apartat 9.6.2 de la Declaració de Pràctiques de Certificació del Consorci AOC estipula que les Entitats de Registre tenen l’obligació de guardar la documentació durant els 15 anys que estipula la llei. En no establir cap condició, hem d’entendre que aquesta obligació subsisteix pels responsables (les organitzacions responsables) de les Entitats de Registre.
