La documentación generada por la Entidad de Registro idCAT debe custodiarla el ente aunque ya no preste el servicio, ya que la responsabilidad de custodia de la documentación es independiente de la prestación del servicio. El hecho de que una función/actividad deje de ser prestada por una administración no les exime de la responsabilidad de custodiar diligentemente la documentación que han generado durante los años que han prestado el servicio.
En los archivos existen lo que se llaman series cerradas, expedientes que se han generado durante la tramitación de una actividad que tiene una fecha de inicio y una fecha de fin y debe conservarse el tiempo que establezca la normativa. En ese caso, durante 15 años.
En este sentido, el apartado 9.6.2 de la Declaración de Prácticas de Certificación del Consorci AOC estipula que las Entidades de Registro tienen la obligación de guardar la documentación durante los 15 años estipulados en la ley. Al no establecer ninguna condición, debemos entender que esta obligación subsiste por los responsables (las organizaciones responsables) de las Entidades de Registro.
