Desde septiembre de 2023, las Entidades de Registro idCAT (ER) pueden realizar copias auténticas desde la misma aplicación. Es un acto voluntario pero recomendable por parte del ER, ya que permite la custodia de la documentación de forma diligente. Si se realiza la copia auténtica no es necesario custodiar la copia en papel. Se recomienda seguir el procedimiento de archivo de las ER .
Una vez generada la hoja de aceptación y firmada por el titular del certificado, el operador del ER verá la siguiente pantalla
Para acceder a realizar la copia auténtica es necesario pulsar sobre el enlace que aparece en la imagen anterior, que lleva al aplicativo que permite generar la copia auténtica de un documento original en formato electrónico.
Recuerda que una vez firmado el documento por el titular será necesario que el operador escanee el documento para poder realizar la copia.
Seleccionar el documento
Una vez dentro del aplicativo, el operador sólo debe clicar en el botón PDF de la parte superior izquierda para poder generar una copia auténtica de un documento original en formato electrónico.
A continuación se abre una ventana para seleccionar el documento del que se desea generar una copia.
Una vez subido el documento, la aplicación muestra una visualización del mismo, con la posibilidad de ampliar o reducir el zoom, pero no permite ningún tipo de edición del documento.
Generación de la copia
Para generar la copia auténtica, el operador sólo tiene que clicar en el icono:
Si lo desea también puede volver a subir un documento diferente o cancelar la acción.
En caso de que la firma se tenga que realizar mediante un certificado instalado en el almacén de certificados local del operador, aparecerá un pop-up para escoger el certificado digital:
Si todo funciona correctamente el servicio genera la copia auténtica y la aplicación permite:
- Aceptar (que implica que la copia se guardará en la aplicación). Opción recomendada
- Cancelar el proceso (implica que no se guardará la copia)
- Visualizar en el navegador la copia en formato PDF
- Visualizar en el navegador un XML con los metadatos
Si se pulsa en el botón de ok, se vuelve a la aplicación de operador idCAT donde se muestra la copia ya guardada:
Se puede descargar desde el enlace que aparece al final de la página una vez realizada la copia:
IMPORTANTE: Este documento debe descargarse y custodiarse diligentemente durante un período de 15 años desde la caducidad del certificado.
También se puede descargar desde la misma aplicación de los operadores idCAT:
1. Si el certificado no ha sido descargado por parte del ciudadano, el documento se encuentra en el apartado Consulta de prevalidación
2. Si el certificado ya ha sido descargado por parte del ciudadano, el documento se encuentra en el apartado Consulta de certificados
Pulsando el icono de Doc encontraremos la hoja de aceptación original y el documento al que le hemos realizado la copia.
IMPORTANTE: Este documento estará disponible durante 24 meses en la aplicación, después desaparecerá.
Cada Entidad de Registro idCAT será la responsable de descargar las hojas de aceptación digitalizadas y custodiarlas durante 15 años desde la caducidad del certificado.
Al igual que en el paso anterior se puede realizar desde:
1. Consulta de prevalidación, si el certificado no ha sido descargado por parte del ciudadano
Es necesario pulsar el botón CÒPIA y seguir los pasos indicados en el punto anterior.
2. Consulta de certificados, si el ciudadano ya ha descargado el certificado
Es necesario pulsar el botón CÒPIA y seguir los pasos indicados en el punto "¿Cómo se hace?".
Sí, también se puede realizar una copia auténtica del documento de revocación, siguiendo los pasos indicados anteriormente para realizar copia auténtica del documento de emisión.
Este proceso puede realizarse en el mismo momento o también de forma diferida.